日報をPDFに変換する

2020年05月04日

日報をかんたんにPDFへ変換できます。スマホからも操作可能

Nipoの大きな特徴の1つにPDF変換があります。日報アプリで作成された日報をワンクリックでかんたんにPDFへ変換できます。
スマートフォンやタブレットからも直接変換可能です。PDF表示可能なアプリがあればそのまま表示もできます。

やり方はかんたんです。PDFに変換したい日報を表示して、PDF出力ボタンをクリックするだけ。

PDFに変換する
PDFに変換する

PDF化された日報の保存について

PDF出力をすると、あなたのPCに日報PDFが保存されます。 Windows/Macでご利用の際、ファイル名は
「nipo-20180921_11時54分.pdf」
のようになります。
日付がファイル名になるわけですが、この日付は「日報が提出された日時」となります。 Android /iOS版では挙動が少し変わり、自動で共有機能が立ち上がります。

AndroidやiOSからもWeb版のNipoを利用できます。この場合はWindows/Macと同様に「ファイル」として保存されます。 詳しくはモバイル機器にインストールするを御覧ください

AndroidやiPhoneでもWeb版Nipoを使えば、共有機能は立ち上がらずタブとして表示されます。

Web版のNipoであれば複数の日報を一括でPDFデータに変換可能

複数の日報やチェックシートをまとめてPDFに変換してダウンロードするには、PDF化したい日報を表示して「日報を一括PDFに追加」ボタンをクリックします。 ボタンをクリックするたびにボタン上の数字が増えていきます。

PDF出力したい日報を撰んで追加することでZipでまとめて日報をダウンロード
PDF出力したい日報を撰んで追加することでZipでまとめて日報をダウンロード

ある程度リストに追加したら、▼ボタン(下向きの三角アイコン)をクリックし、「ダウンロード」ボタンを押して下さい。
1件しか追加されていない場合はPDFファイルとしてダウンロードされますが、2件以上追加した場合は、自動でZIPファイルに纏められてダウンロードされます。
なお一括PDFダウンロードはWebアプリ版でのみ利用可能です。 Android /iOS版では利用できませんので注意してください。
もしAndroidやiOSでこの機能が必要な場合は、PWA版としてインストールしてください。 詳しくはモバイル機器にインストールするを御覧ください。 この機能はGOLD PLAN限定の機能です

PDFに出力前の設定で余白やレイアウトを調整する

PDF変換前に様々な設定ができます。この設定は「テンプレート単位で保存される」ことに留意して下さい。例えば「月報用テンプレート」と「日報用テンプレート」がある場合、「日報用テンプレート」の設定を変更すると全ての「日報用テンプレート」で作成されたファイルに対してに同じ設定が適用されます。 PDF出力の設定をするには、日報表示画面上で「PDF設定」をクリックします。

余白や印刷の向きなどをPDF出力前に変更可能
余白や印刷の向きなどをPDF出力前に変更可能

PDF出力設定画面に切り替わります。

左側がプレビューとデータの書き換え、右側がPDFの余白や向きなどの設定項目
左側がプレビューとデータの書き換え、右側がPDFの余白や向きなどの設定項目

用語解説

新しい様式
罫線の少ないすっきりしたデザインでPDF出力できます。
チェックシート式
出力するPDFが「チェックシート風」のレイアウトに変わります(設問幅が長くなる)
見出し項目に色付け
デフォルトでONです。OFFにすると設問全ての背景が「白」になります
コメント
コメントが付いていた場合にそのコメントもPDFに含めて出力します
日付
右上に配置される日報作成日を表示するか設定できます
作者と宛名
日報作成者と宛名をPDFに表示するか設定できます
接頭語と文書番号
右上に配置される文書番号をPDFに表示するか設定できます
検印欄
ONにすると検印欄に配置する名前を入力できます。上限はありませんが多すぎると紙面をはみ出しますので注意して下さい
文字サイズ
3段階から選べます
項目名の幅
項目名の幅を微調整できます。3段階から選べます
ページの余白
1ページに収まらない場合は「狭い」にして下さい
印刷の向き
縦・横から選択してください。実際の例は本ページ上部に掲示しています。
透かし文字
PDF文書に透かし(ウォーターマーク)が入れられます。紫色です
設定を保存
このボタンを押すと指定した設定が保存されます。PDFの設定を保存すれば、次回以降はボタン1つで同じ設定でPDF化できます。 保存しないで1枚だけPDF出力することも可能です。設定はグループのメンバー全員に適用されます
PDF出力
表示されている日報をそのままPDFに出力します
Back
日報画面へ戻ります

PDF出力の設定を変えた例

例えばPDF出力の向きを縦にした場合と横にした場合の比較です

PDF設定で縦と横にした場合の比較
PDF設定で縦と横にした場合の比較

新レイアウトは従来に比べてスッキリとした見た目になります。
また、表示されるデータ自体も情報量が増えました(例えばスライダー入力における大まかな位置などが #と-で表現)

新レイアウトのPDF出力例
新レイアウトのPDF出力例

無料プランにおけるPDF出力の制約

無料プランでも日報をPDFに変換する機能をご利用になれますが、以下の制限があります

  • 使用可能な漢字の種類に制限があります。おおよそ小学校5年生前後までに習う漢字までしか利用できません
  • 赤文字で透かしが強制的に入ります

PDFと日報の相性について

PDFファイルは日報と相性が良いです。なぜならPDFの持つ特徴と日報の用途がマッチしているからです。PDFの特徴をちょっとリストアップしてみました。

  • 印刷してもレイアウトが崩れない
  • 電子署名することで改ざんを防止できる
  • メールで送信ができる

ビジネスのシーンに着目すると、「請求書」や「見積書」といったファイルをメールで送る際、PDF化されたものを送ることが多いでしょう。 なぜなら上記のメリットにより、「請求書」などはPDFが適しているためです。内容の書き換えもWordに比べて行いにくいのも特徴です。
PDFは読み取り専用。永久保存としての側面が強いため、ビジネス文書(日報も含めて)ととても相性が良いのです。

ただし専用ソフトを使って編集は可能のため、改ざんを100%防ぐわけではありません。
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